Cómo organizar una despedida de soltero y no morir en el intento

¿Quién dijo miedo a la hora de organizar una despedida de soltero?

Seguramente muchos de los organizadores de despedidas se hacen esa pregunta cuando son ellos mismos los que se prestan para organizar la fiesta del amigo de turno, o al menos en un principio, ya que muchos de ellos llegan a confesar días mas tarde que maldita la idea que tuvieron.

Y es que la organización de una despedida puede resultar algo sencillo, o puede convertirse en una misión complicada. Muchos son los factores que influyen en qué dicha organización se convierta o no en una pesadilla apea la atrevida persona que decide ponerse al cargo de ella.

Desde Despedidas People os queremos hacer saber diversos consejos para intentar que al menos la planificación no se convierta en ninguna aventura arriesgada, ya l menos no lleguéis a temer por ello. Sin duda se puede organizar una muy buena despedida de soltero o soltera con calma, sin prisas y sin dejarnos la vida en ello.

Paso 1.

¿Qué es lo que le gustaría hacer al novio o novia en su despedida?

Esa es la primer pregunta que todo buen organizador deberá plantearse de inicio una vez se enfrente a la ardua tarea de la planificación de la despedida. ¿Qué es lo que más le gusta a los novios?

Nos referimos con esto a las actividades de ocio y diversión que le gusten, es decir, si le gusta realizar juegos de aventura en el campo, si le gusta los deportes de agua, si le gusta mas conocer lugares desconocidos dentro de la ciudad, o tal vez es una persona apasionada de la cocina, etc..

Una vez definida ésta idea, el organizador tendrá la posibilidad de solamente indagar actividades pensadas para esa temática dentro o fuera de la ciudad. Y en ésta idea debemos de ser algo egoístas con los demás compañeros, ya que puede que a no todo el mundo le guste realizar alguna de las actividades que se vayan a contratar finalmente, pero recordemos que es la despedida de nuestro amigo, no la nuestra, ni la de nadie más.

Paso 2.

Invitar realmente a las personas que los novios quieren que estén.

A priori no resulta una tarea fácil, ya que tampoco podemos meternos en la cabeza de los novios y saber quiénes realmente quieren que estén en su despedida, pero si podemos sin ningún tapujo preguntarle. Esto nos facilitará mucho la gestión de la despedida, ya que sabremos mas o menos a ciencia cierta quiénes van a estar en la despedida. No pensemos que puede sonar frío preguntarle directamente la novio, nada mas lejos de la realidad, ya que con ésta fórmula sabremos de verdad que en al despedida nadie se va a sentir incómodo.

Una vez tengamos la lista de personas que queremos que estén en la despedida, es muy importante crear un grupo de Whatsapp o similar, y dar un margen de tiempo para que confirmen la asistencia todos los integrantes del grupo. Inciso en dejar claro la fecha en la que se va a realizar al despedida, y dar un plazo de 2-3 semanas para que la gente vaya confirmando. Si no damos un fecha tope de primeras puede que haya gente que no conteste hasta ultima hora con lo que esto significa para su sencilla planificación.  Una vez llegada la fecha limite, eliminar del grupo a las personas que no asistente, o que no hayan contestado, con lo quu el grupo se quedará integrado solamente con los asistentes finales. esto aunque parezca mentira ayuda mucho para organizar una despedida de soltero optima.

Paso 3.

Presentar presupuestos

Una vez formado el grupo definitivo de asistentes, el organizador a través de la plataforma que sea, deberá presentar al menos 3 presupuestos. Y decimos 3, por qué más de 3 puede resultar demasiado complejo par los demás, y esto facilitar mucho las decisión rápida de escoger la despedida que se prefiera de manera unánime o al menos por la mayoría.

Además será importante presentar presupuestos de empresas consolidadas en el sector. Esto facilitará el beneplácito de los compañeros. Por otro lado no se deberá pagar por adelantado nunca más del 50% del total del evento como señalización de éste. No fiarse de las agencias que piden tanto de señal.

En los presupuestos deberá estar bien reflejado la señalización necesaria, las condiciones e algo así como las políticas de cancelación o suspensión del evento por cualquier motivo. Lo que si e importante es avisar a los compañeros que en caso de cancelación de alguna persona, su parte de señalización se perdería, ya que si no la tendrían que pagar los demás compañeros. Estos datos, incidimos, en que por consejo es bueno que lo sepan ya de antemano todos los integrantes del grupo, ya que al final siempre alguno puede poner alguna pega de que no se le informo, por loa ue es aconsejable reflejarlo todo por el grupo y que de allí quede constancia de que se dio toda la información.

Paso 4.

Pagos de señalización al organizador

Como en toda despedikda, se deberá realizar el pago de una señalización para reservar el evento, oe n sic aso el alojamiento contratad si así se quiere en la despedida. Por ello, las empresas ya gecnias suelen dar un plazo de 48-72 horas para realizar el algo de la señal una vez confirmado el presupuesto. Lo más fácil es que el organizador, adelante ese pago de la señal, y seguidamente con el comprobante de la señalización, informe a los integrantes del grupo para que le vayan ingresando en una cuenta propia la parte correspondiente a ésta de cada uno de los componentes. Siempre es mas aconsejable que esta señal a través de ingresos o en efectivo se realice antes del días ele evento, ya que será menos lioso para el organizador a la hora de realizar el resto del pago.

Importante también será que se lleven como dos contabilidades:

1. Contabilidad de gastos del evento contratado con empresa/agencia
2. Contabilidad de gastos propios de la despedida

En la segunda, contabilizaremos los gastos referidos a: disfraces para el grupo, bebida si en su caso fuera necesaria y transporte, si también fuera éste necesario.

La trasparencia es fácil: siempre se harán fotos con el móvil a los tickets de compra de los artículos de la despedida y serán subidos al grupo de asistentes. Puede que éstos gastos si que por facilidad de la gestión tengan que ser aojados o el mismo día del evento o en ingresos aparte días antes de éste.

Paso 5.

No pensar que por ser organizador somos responsables de todo

La autodenominación o algunas veces denominación o atribución de organizador de la despedida no implica que seamos responsables de los actos de los demás compañeros como si fuéramos los aperes de cada uno de ellos. Hay algunos organizadores que pasan verdadera vergüenza en día de la despedida con el comportamiento de alguno de sus compañeros. Nada más lejos de la realidad.

Muchos son los factores que el día de la despedida pueden salir mal y que para nada son responsabilidad del organizador, así que nunca deberá sentirse culpable alguien que ha puesto todo su empeño y esfuerzo en qué algo salga todo lo bien posible.

Es muy injusto para todos los organizadores. Por ello el día de la despedida solo hay que disfrutar y olvidarse al menos por ese día de todo el esfuerzo previo hasta llegar al momento presente. No podemos permitir tampoco que un mal compañero nos arruine la despedida de nuestro amigo o amiga, pero tampoco por ello podemos hacer de padre o madre de éste.

Recordemos que el presupuesto se eligió entre todos los asistentes una vez presentados éstos. El organizador fue la persona que se molesto en hacer una bátida para buscarlos por las diferentes empresas, por lo que si existe una mala gestión u organización por parte de la empresa proveedora de la despedida, no debemos nunca acusar de mala organización a nuestro compañero.  Muchas veces incluso, cuando todo ha salido de lujo, y el grupo esta súper contento, son pocos los que se acuerdan del organizador y las molestias que éste se tomo, por lo que cuando las cosas no salgan del todo bien tampoco éste deberá recibir ninguna crítica.

Siguiendo a conciencia cada uno de los anteriores pasos a conciencia, no tenemos porqué sufrir ni un ápice a la hora de meternos de lleno en la próxima despedida de soltero o soltera de nuestros amigos. Recordemos que lo que vamos a vivir es algo festivo, ilusionante, amable, divertido, así que porqué no programarlo con la misma energía y ganas.

No tiene porqué organizar una despedida de soltero ser sinónimo de complejidad, sino de todo lo contrario, siempre y cuando las cosas se hagan bien y de manera clara y concisa.